PELAYANAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

PELAYANAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

A.      Pengertian Administrasi Rumah Sakit

Secara etimologis, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Dahlan, dkk., 1995:646) menyatakan pelayanan ialah ”usaha melayani kebutuhan orang lain”. Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan kepada konsumen atau pelanggan yang dilayani, yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki.

Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.

Rumah sakit itu adalah sebuah fasilitas, sebuah institusi dan sebuah organisasi. Untuk mengatur sebuah rumah sakit dengan baik maka seseorang harus mendefinisikan dengan tepat, mengetahui fungsi dan tujuan, mengetahui ruang lingkup serta administrasi yang dijalankan dan hambatan yang dilalui sebuah rumah sakit. (Tjandra, 2004)

Administrasi rumah sakit adalah suatu proses kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan , pengkoordinasian dan penilaian terhadap sumber , tatacara, dan kesanggupan yang tersedia untuk memenuhituntutan terhadap kesehatan, perawatan serta lingkungan yang sehat dengan jalan menyediakan dan menyelenggarakan berbagai upaya kesehatan yang ditujukan kepada perseorangan, keluarga, kelompok atau masyarakat (Azrul, 2010).

Salah satu instansi yang memasarkan jasa kepada konsumen adalah instansi pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan menimbulkan persaingan antar penyedia pelayanan kesehatan termasuk diantaranya adalah rumah sakit. Dengan adanya persaingan antar rumah sakit yang semakin tinggi disertai dengan banyaknya pembangunan rumah sakit baru maka rumah sakit perlu terus mengembangkan diri dengan menyelenggarakan pelayanan yang bermutu dan memberi kepuasan terhadap konsumen. Salah satunya adalah pelayanan administrasi.

B.       Fungsi Administrasi Kesehatan

Fungsi administrasi ada banyak pembagiannya, tetapi dimakalah ini yang diambil adalah pendapat Azrul Azwar dalam bukunya “Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan”. Dia mengatakan bahwa fungsi administrasi dibedakan atas 4 macam, yakni :

1.         Perencanaan termasuk perencanaan pembiayaan. 

2.         Pengorganisasian, yang di dalamnya termasuk penyusunan staff.

3.         Pelaksanaan, yang di dalamnya termasuk pengerahan dan pengkoordinasian.

4.         Penilaian, yakni dalam rangka melihat apakah rencana yang telah disusun dapatdicapai atau tidak.

Dalam pencapaian tujuan tersebut, administrasi kesehatan melibatkan banyak pihak, diantaranya pemerintah, asuransi, apotik, dan rumah sakit. Namun dalam administrasi kesehatan ini tidak hanya pelayanan pengobatan tetapi juga bersifat preventif (pencegahan). Proses administrasi kesehatan di rumah sakit biasanya mencakup hal-hal berikut :

1. Keuangan rumah sakit, baik dari pasien maupun buat kepentingan rumah sakit.
2. Kepegawaian.
3. Penerimaan pasien.
4. Fasilitas kesehatan buat pasien.
5. Administrasi umum, seperti ketatausahaan dan pengrasipan.

C.      Unsur Administrasi Rumah Sakit

Dari pengertian mengenai administrasi rumah sakit setidaknya ada lima unsur dalam penentuan berhasil tidaknya suatu pelaksanaan administrasi (Azrul, 2010):

1.        Masukan (input)

Yang dimaksudkan adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan atau perangkat banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang terpenting (Azrul, 2010):

a)     Komisi pendidikan administrasi kesehatan amerika serikat membagi atas 3 macam, yaitu sumber, tata cara dan kesanggupan

b)     Koontz dan Donnels, membedakan masukan atas empat jenis yaitu manusia (man), modal (capital), manajerial dan teknologi.

2.        Proses

Dalam proses administrasi ini adalah mengenai langkah-langkah untuk  mencapai tujuan yang yang diharapkan (Azrul, 2010).

3.        Keluaran

Yang dimaksud dengan keluaran (output) adalah hasil dari pekerjaan administrasi. Dan keluaran yang dimaksud mengenai pelayanan kesehatan baik pelayanan kedokteran dan pelayanan kesehatan masyarakat (Azrul, 2010).

4.        Sasaran

Sasaran atau target dimaksudkan kepada siapa keluaran yang dihasilkan atau ditujukan. Pada administrasi rumah sakit sasaran yang dimaksudkan adalah perseorangan, keluarga, kelompok dan masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung (Azrul, 2010).

5.        Dampak

Mengenai akibat yang ditimbulkan luaran, untuk dampak yang diharapkan adalah meningkatnya derajat kesehatan . peningkatan derajat kesehatan bisa dicapai apabila antara kebutuhan dan tuntutan bisa dipenuhi dengan baik (Azrul, 2010).

D.      Manfaat Administrasi Rumah Sakit

Secara umum manfaat yang diberikan ada tiga macam yaitu (Azrul, 2010):

1.  Dapat mengelola sumber, tata cara dan kesanggupan dalam menjalankan administrasi di dalam Rumah Sakit secara efektif dan efisien dan dapat dikelola dengan sebaik-baiknya.

2.  Dapat memenuhi kebutuahn dan tuntutan pengguna layanan kesehatan baik perseorangan, keluarga, kelompok dand masyarakat secara tepat dan sesuai kebutuhan, untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan diperlukan keterampilan untuk memenuhi hal tersebut.

3.  Dapat menyediakan dan terselenggaranya upaya pelayanan kesehatan sebaik- baiknya demi peningkatan dearajat kesehatan masyarakat.

E.       Ruang Lingkup Administrasi Rumah Sakit

Ruang Lingkup Administrasi

Sumber: Pengantar Administrasi Kesehatan, Azrul Azwar, 2010

1.        Kegiatan administrasi

Kegiatan utama dengan fungsi administrasi itu sendiri mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampat pengawasan. Maka pekerjaan administrasi tidak sebatas mengetik, mencatat atau surat menyurat. (Azrul, 2010)

2.        Obyek dan subyek administrasi

Obyek dan subyek administrasi adalah sistem kesehatan, ini menyangkut kumpulan faktor kompleks yang berkesinambungan yang terdapat di suatu negara untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan terhadap kesehatan baik pelayanan kesehatan dan pembiayaan kesehatan.

F.       Perbedaan Administrasi Rumah Sakit dan Manajemen

Dalam membahas tentang administrasi sering dengan manajemen, yang berasal dari kata managie (latin: manus = tangan, agere = melakukan, melaksanakan), yang berrarti melakukan dengan tangan. Untuk ini ada dua pendapat yang diketahui, yakni (Azrul, 2010) :

1.        Administrasi berbeda dengan manajemen

Membedakan administrasi dengan manajemen. Ada dua pendapat yang diterterakan, yaitu:

a.        Administrasi lebih rendah dari manajemen

Dikemukakan oleh Samuel Levey dan Paul Loomba yang menyebutkan pekerjaan administrasi hanya melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan, sedangkan pekerjaan manajemen adalah merumuskan kebijakan tersebut.

b.        Administrasi lebih tinggi dari manajemen

Dikemukakan oleh Herman Finer yang menyebutkan administrasi adalah seni manajemen, sedangkan manajemen hanyalah mengelola hal- hal yang berhubungan dengan smber saja, yang pada dasarnya hanya merupakan bagian dari pekerjaan administrasi.

2.        Administrasi sama dengan manajemen

Kedua istilah tersebut yaitu administrasi dan manajemen sering dipakai secara bergantian untuk kegiatan yang sama. Berarti tidak membedakan antara administrasi dan manajemen.

D.      Pembagian Pelayanan Administrasi

1.      Pelayanan Administrasi Pasien Rawat Jalan

a.         Pasien  datang mendaftarkan diri di loket pendaftaran.

b.         Petugas mendaftarkan pasien :

1)        Pasien baru

Ø Untuk pasien yang belum punya / tidak membawa KTPP dicatat nomor index (dalam wilayah kerja : 00.--- dan luar wilayah kerja 90.---), Indek Ibu dalam wilayah kerja 0100, anak ke I 0200, anak ke II 0300 dst, Ibu luar wilayah kerja 0190, anak ke I 0290, anak ke II 0390 dst. nama KK, nama pasien, alamat pada register nomor index.

Ø Petugas membuatkan KTPK.

Ø Petugas membuatkan Kartu Rawat Jalan.

2)        Pasien yang sudah memiliki KTPP  :

v Petugas mencarikan Kartu Rawat Jalan sesuai nomor index KTPP untuk pasien yang sudah pernah berobat / berkunjung.

v Petugas membuatkan  Kartu Rawat Jalan  sesuai dengan identitas pasien untuk pasien yang belum pernah berobat / berkunjung.

3)        Pasien Askes / Jamkesmas / Jamkesda / Non Maskin :

ü Petugas meminta pasien menunjukkan Kartu Askes /Jamkesmas/Jamkesda/Non Maskin

ü Petugas mencatat nomor Kartu Askes /Jamkesmas/Jamkesda/Non Maskin.

ü Petugas menarik retribusi sesuai Perda bagi pasien dari luar kabupaten.

c.         Petugas membawa buku rawat jalan ke tempat tujuan pelayanan yang diinginkan dan petugas di ruang pelayanan yang dituju memanngil serta menerima pasien dan melaksanakan pelayanan sesuai protap / standar pelaynan yang berlaku.

d.        Petugas Loket mengambil Kartu rawat jalan ke ruang periksa / pelayanan  masing-masing setelah selesai pelayanan dan administrasi di ruang periksa / pelayanan bersangkutan.

e.         Petugas Loket menyimpan kembali Kartu Rawat Jalan ke Rak Arsip sesuai dengan nomor index.

2.      Pelayanan Administrasi Rawat Inap

a.         Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.

b.         Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat IGD/POLI memberitahu receptionist bahwa pasien akan dirawat inap.

c.         Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk mendaftarkan pasien rawat inap ke receptionis.

d.        Untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas pasien  dengan lengkap (untuk pasien baru).

1)        Pasien Umum

v  Receptionist menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada pasien.        

v  Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab pasien, maka receptionist memberikan form “Surat Pernyataan Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien untuk diisi dan ditanda tangani

v  Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya

v  Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda tangani oleh pasien, berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

2)        Pasien Asuransi

Ø  Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien

Ø  Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil jaminan yang dikeluarkan oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil keesokan harinya, pada saat jam kerja.

Ø  Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat rujukan dari Puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai pelengkap tagihan.

Ø  Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki.

Ø  Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-jawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM.

Ø  Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.

Ø  Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS dan JAMKESDA), berikan “Surat Pernyataan Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien.

Ø  Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien (khusus kepada pasien yang minta naik kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya.

Ø  Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih Biaya“ diisi dan ditanda tangani oleh keluarga / penanggungjawab pasien (khusus pasien yang minta naik kelas perawatan), berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis.

Ø  Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan ke bagian rekam medik untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

Ø  Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan memberi tanda Rawat Inap.

Ø  Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan dan fasilitasnya.

Ø  Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.

Ø  Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati.

Ø  Receptionist memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah dipersiapkan.

Ø  Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap.

3)        Pelayanan Administrasi Gawat Darurat

·           Pasien datang di instalasi gawat darurat, sementara keluarga pasien/pengantar

·           Pasien mengurus pendaftaran di loket TPPGD. Untuk beberapa kasus tertentu  seperti pasien yang datang dalam keadaan terpapar polutan/kotoran lain, maka pasien akan dibersihkan terlebih dahulu di ruang dekontaminasi (apabila kondisi umum memungkinkan) baru bisa masuk ruang IGD.

·           Perawat IGD melakukan Triase di ruang triase yaitu dengan menerima pasien, melakukan penilaian cepat tentang keadaan klinis pasien, memutuskan prioritas penanganan pasien berdasarkan kegawatdaruratan.

·           Untuk pasien darurat dilakukan tindakan sesuai kebutuhan, jika diperlukan maka akan dilakukan pemeriksaan penunjang serta konsultasi oleh dokter spesialis.

·           Untuk pasien gawat darurat dilakukan resusitasi dan stabilisasi, jika diperlukan maka akan dilakukan  pemeriksaan penunjang serta konsultasi oleh dokter spesialis. Dan untuk kondisi tertentu, jika diperlukan pasien juga bisa langsung menuju OK atau ICU untuk perawatan lebih lanjut.

·           Setelah selesai keluarga pasien melakukan pengurusan administrasi untuk :

o    Pulang

o    Rawat inap

o    Rujuk ke RS yang lebih tinggi

DAFTAR PUSTAKA

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI- Press

Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan.Jakarta : PT Bina Rupa Aksara

https://www.academia.edu/9762354/Konsep_Administrasi_Rumah_Sakit ( Di akses pada tanggal 09/05/2016 )

http://lely2790ueu.blogspot.co.id/2015/12/prosedur-pelayanan-administrasi-rumah.html ( Di akses pada tanggal 09/05/2016 )